Baza danych
Definicja encyklopedyczna: rodzaj komputerowego zbioru notatek, magazyn danych o określonej budowie. Baza danych jest modelowym ujęciem fragmentu rzeczywistości będącego przedmiotem zainteresowania osób, instytucji, organizacji, firm, zakładów itp.; reprezentującym fakty dotyczące tej rzeczywistości w formie umożliwiającej ich przetwarzanie w komputerze.
Bazą danych nazywamy, więc szereg wierszy arkusza zawierających powiązane dane takie, jak baza danych faktur lub zbiór nazwisk i numerów telefonów klientów. Na bazie można wykonać operacje takie jak szukanie, sortowanie lub liczenie sum pośrednich. Jeżeli tylko umieścisz komórkę aktywną wewnątrz bazy, to jest ona automatycznie rozpoznawana. Do organizowania danych w bazie używane są następujące elementy:
Każdy wiersz jest rekordem bazy danych. Przy tworzeniu bazy danych należy unikać umieszczania pustych wierszy, gdyż są one traktowane jako koniec danych w bazie.
Kolumny są polami bazy danych. Pusta kolumna oznacza, że w rekordzie nie ma już więcej pól, należy, więc również unikać umieszczania pustych kolumn.
Etykiety kolumn, które muszą być umieszczone w 1 wierszu, są nazwami pól. Excel używa etykiet do tworzenia raportów oraz do znajdowania i organizowania danych. Bazę danych należy projektować tak, aby wszystkie wiersze miały podobne elementy w tej samej kolumnie. Między baza a danymi należy pozostawić przynajmniej jedną pusta kolumnę i jeden pusty wiersz, ponieważ Excel może wtedy łatwiej wykryć i wybrać listę podczas sortowania, filtrowania czy wstawiania sum częściowych.
Sortowanie bazy -podczas niego Excel przestawia wiersze zgodnie z zawartością wybranej kolumny lub kilku kolumn w ustawieniu.
Porządek sortowania:
rosnąco (od 0 do 9, spacje na początku, znaki interpunkcyjne, od A do Z)
malejąco (od A do Z, znaki interpunkcyjne, spacje na początku, od 0 do 9)
niestandardowo (Excel domyślnie sortuje listy w kolejności liczbowej i alfabetycznej)
Domyślne kolejności sortowania:
W sortowaniu rosnącym kolejność jest następująca (w malejącym kolejność jest odwrócona, z wyjątkiem pustych komórek, które są zawsze umieszczane na końcu):
Liczby: sortowane od najmniejszej wartości ujemnej do największej wartości dodatniej;
Alfanumeryk: znak po znaku, od strony lewej do prawej;
Wartości logiczne: wartość FAŁSZ przed wartością PRAWDA;
Wartości błędów: wszystkie wartości błędów są równe;
Wartości puste: zawsze umieszczane na końcu.
Autofiltry
Autofiltr jest filtrowaniem według wyboru dla prostych kryteriów.
Podczas przeglądania bazy z wieloma rekordami zdarza się, że przewijamy ją do rekordu zawierającego interesujące dane, a następnie chcemy zobaczyć inne rekordy zawierające takie same dane. Listę można filtrować, tak aby wyświetlić tylko te rekordy, które mają wartości zgodne z naszymi wymaganiami. Filtrowanie jest szybkim i łatwym sposobem wyszukiwania podzbioru danych z rekordów bazy i pracy z tym podzbiorem. Po ustawieniu filtru wyświetlane są wyłącznie rekordy spełniające kryteria podane dla kolumny.